1. Johdanto
Harkinnanvaraisella virka-/työvapaalla tarkoitetaan sellaisia virka/työvapaita, joita työnantaja ei ole lain tai sopimusmääräyksen perusteella velvollinen myöntämään (KVTES V Luku 11 § 3. mom. soveltamisohje). Kunnallinen yleinen työ- ja virkaehtosopimus suosittaa, että paikallisesti tehtäisiin periaatepäätös harkinnanvaraisen virka-/työvapaan myöntämisen perusteista ja palkallisuudesta, jotta kunnassa olisi mahdollisimman yhdenmukainen käytäntö harkinnanvaraisten virka/työvapaiden myöntämisen osalta. Ylöjärven kaupungilla harkinnanvaraisen työloman tai virkavapaan myöntävät tahot on määritelty hallintosäännön pykälissä 68 ja 72.
2. Tarkoituksenmukaisuus
Harkinnanvaraisen virka-/työvapaan myöntämistä harkittaessa tulee ottaa huomioon tarkoituksenmukaisuusnäkökohdat. Yleensä ei voida pitää tarkoituksenmukaisena sitä, että virka-/työvapaata myönnettäisiin maanantaista perjantaihin, mikäli lauantai ja sunnuntai ovat säännönmukaisesti henkilön vapaapäiviä. Virka-/työvapaata ei kuitenkaan voida myöntää pidemmäksi ajaksi kuin sitä on anottu. Tällaisessa tapauksessa saatetaan anomus joutua hylkäämään, mutta viranomaisen tulee tällöin ilmoittaa hakijalle, että virka-/ työvapaa voidaan myöntää, mikäli sitä anotaan koko viikoksi. Tarkoituksenmukaisuuden nojalla neljän työpäivän virkavapauteen/työlomaan tulee sisällyttää lähinnä oleva säännönmukainen vapaapäivä ja viiden työpäivän virkavapauteen/työlomaan tulee sisällyttää kaksi säännönmukaista vapaapäivää. Edellä mainitut määräykset koskevat täysiä työviikkoja (ks. esimerkki 4). Kaikki harkinnanvaraisia työlomia/virkavapaita koskevat päätökset tulee kuitenkin tehdä yhdenjaksoisina (ks. esimerkki 5).
Esimerkkejä
Esimerkki 1 Työntekijä anoo koko viikon palkatonta vapaata. Päätös tehdään koko viikon mittaisena maanantaista sunnuntaihin. Kuukausipalkka vähenee 7 päivän osuudelta.
Esimerkki 2 Työntekijä anoo maanantaista torstaihin palkatonta vapaata. Vapaata ei voida myöntää. Henkilön täytyy anoa vapaata sunnuntaista torstaihin, jolloin päätöksen myötä kuukausipalkka vähenee 5 päivän osuudelta. 2 (4)
Esimerkki 3 Työntekijä anoo tiistaista perjantaihin palkatonta vapaata. Vapaata ei voida myöntää. Henkilön täytyy anoa vapaata tiistaista lauantaihin, jolloin päätöksen myötä kuukausipalkka vähenee 5 päivän osuudelta.
Esimerkki 4 Työntekijä anoo palkatonta vapaata maanantaista torstaihin ja perjantaille ajoittuu itsenäisyyspäivä. Päätös tehdään maanantaista torstaihin, eikä loppuviikon kalenteripäiviä haeta vapaaksi. Kuukausipalkka vähenee 4 päivän osuudelta.
Esimerkki 5 Työntekijä anoo palkatonta vapaata maanantaista seuraavan viikon keskiviikkoon ja ensimmäisen viikon perjantaille ja lauantaille ajoittuvat juhannusaatto ja juhannuspäivä. Päätös tehdään yhdenjaksoisena ja kuukausipalkka vähenee 10 päivän osuudelta. Palkattoman vapaan sisälle jäävät arkipyhät, juhlapyhät ja niiden aatot eivät oikeuta palkkaan ko. päiviltä, eikä vapaata voida keinotekoisesti hakea/myöntää useassa eri osassa.
Päätöstä tekevän viranhaltijan tai toimielimen tulee käyttää tapauskohtaista harkintaa sen suhteen, onko vapaan myöntäminen kussakin yksittäisessä tilanteessa tarkoituksenmukaista. Vapaan myöntämistä voivat puoltaa esimerkiksi työntekijän ammattitaidon parantuminen ja työyhteisön osaamisen kehittyminen. Kielteinen päätös on perusteltua silloin, kun työnantaja ei pysty järjestelemään vapaalle jäävän henkilön tehtäviä tarkoituksenmukaisesti tai vapaasta olisi tuntuvaa haittaa tai lisäkustannuksia työyksikön toiminnalle. Kielteinen päätös on aina perusteltava töiden järjestelyyn liittyvillä syillä.
3. Työlomien/virkavapauksien palkattomuus
Harkinnanvaraiset työlomat/virkavapaat myönnetään lähtökohtaisesti palkattomina, ellei ole erityistä perustetta vapaan palkallisuuteen tai ellei kaupungin toisesta säädöksestä muuta johdu.
4. Virkavapauksien/työlomien hakeminen
Milloin virkavapaus-/työlomahakemus koskee enintään 6 kuukauden pituista virkavapautta/työlomaa on hakemus tehtävä työnantajalle, mikäli mahdollista, vähintään 15 päivää ennen. Yli 6 kuukauden pituista virkavapautta/työlomaa on haettava työnantajalta kirjallisesti vähintään neljä viikkoa ennen virkavapauden/ työloman alkamista. Hakemus tulee tehdä Populus-henkilöstöohjelmassa.
5. Pidempiaikaiset virkavapaudet/työlomat
Muuta työtä tai virkatehtävää varten voidaan vapaata myöntää enintään vuosi. Pääsäännön mukaan siirtymistä toisen työnantajan tehtäviin ei tueta eikä virka-/työvapautta myönnetä, silloin kun henkilö on saanut tehtävän toisen työnantajan palveluksesta. Poikkeuksena voidaan ainoastaan hyväksyä tilanne, että määräaikainen toisen viran/tehtävän hoito edistää kaupungin viran/toimen hoitoa jatkossa esimerkiksi lisäpätevyyden muodossa. Tällöin kuitenkin edellytetään, että sijaisuusajaksi on tiedossa pätevä sijainen ennen virkavapauden myöntämistä. Erikseen perustellusta syystä voidaan työlomaa/virkavapaata myöntää vielä toiseksi vuodeksi. Tällöin ennen vapaan myöntämistä tulee konsultoida henkilöstöpäällikköä. Projektityötä varten työlomaa/virkavapaata voidaan poikkeuksellisesti myöntää koko projektin kestoajaksi silloin, kun kyse on projektista, joka edistää kunnan omien toimintojen kehittämistä.
6. Lyhytaikaiset virkavapaudet/työlomat
Lyhytaikaista virkavapautta/työlomaa voidaan myöntää
1) kalenterivuoden aikana yllättävien, ennalta arvaamattomien yksityisasioiden vuoksi, joita ei ole ollut mahdollista ottaa huomioon vuosilomien suunnittelussa. Pääsääntöisesti vapaat voidaan myöntää enintään 15 kalenteripäivää ja poikkeuksellisesti erittäin painavasta syystä enintään 30 kalenteripäivää. Lyhytaikaista virkavapautta/työlomaa myönnetään pääsääntöisesti vasta sen jälkeen, kun vuosilomaa ei ole enää käytettävissä.
2) sairaan omaisen hoitamista varten enintään 3 kuukautta kalenterivuoden aikana. Edellytyksenä on, että vuosilomaa ei ole enää käytettävissä.
7. Muut määräykset
Jaksotyötä tekeviin sovelletaan KVTES:n III luvun 15 §:n 1 momentin (ennalta suunniteltu keskeytys) ja 2 momentin (muut keskeytykset) määräyksiä. Opettajiin sovelletaan OVTES:n Osion A, Yleisen osan 37 §:ää (Virkavapaan vaikutus palkkaukseen). Lisäksi palkattomiin vapaisiin sovelletaan aikaprioriteettiperiaatetta, eli esimerkiksi sairausloma ei siirrä jo hyväksyttyä palkatonta vapaata. Työnantajalla ei ole velvollisuutta keskeyttää tai peruuttaa jo myönnettyä työlomaa/virkavapaata. 4 ( 4 ) S ääntö laadittu 17.2.2020 (kaupunginhallitus 17.2.2020 § 50) Sääntö kumoaa seuraavat Sääntö harkinnanvaraisten virkavapauksien/työ myöntämisperusteista Harkinnanvaraisia virkavapauksia/ty lo mien (kaupunginhallitus 11.1.1999) ölo mia koskevan säännön muuttaminen toistaiseksi (kaupunginhallitus 6.3.2000) Sääntöjen soveltamisohjeita: Harkinnanvaraisten virkavapauksien/työlomien myöntäminen täydentäminen säännösten sekä muut mahdolliset harkinnanvaraisten virkavapaiden ja työlomien myöntämiseen liittyvät erilliset ohjeet ja määräykset.